Human Resource ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ ถือเป็นแผนกที่มีความสำคัญอย่างมาก ซึ่งทุกองค์กรจะต้องมี หน้าที่สำคัญคือการวางแผนกำลังคน วางกลยุทธ์ การบริหารบุคคล ดูแลในส่วนของงานสรรหาหรือการคัดสรรบุคลากร ครอบคลุมไปถึงงานด้านเอกสาร ระบบข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลากรต่างๆ ดังนั้นจึงปฏิเสธไม่ได้เลยว่า HR เป็นหน่วยงานที่สำคัญเป็นเหมือนฟันเฟืองที่สำคัญของการดำเนินธุรกิจเลยก็ว่าได้ การดำเนินงานในด้าน HR จะต้องมีระบบที่ดีช่วยสนับสนุนการทำงาน เช่น ระบบ RPA HR ซึ่งสามารถนำมาใช้ประโยชน์ในฝ่ายของ HR ได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
RPA คืออะไร
RPA ย่อมาจาก Robotic Process Automation โดยที่ RPA คือโปรแกรมโรบอททำงานแบบอัตโนมัติ ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อทดแทนการทำงานของมนุษย์ ในรูปแบบของงานที่มีความซ้ำซ้อน มีกฎเกณฑ์ตายตัว ในปัจจุบันระบบ RPA สามารถนำมาใช้กับธุรกิจได้หลายประเภท รวมถึงใช้ประโยชน์กับหน่วยงานต่างๆ ในองค์กรอย่างเช่น ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ มีการประยุกต์ใช้งานโรบอทกับ HR ช่วยลดภาระในการทำงาน ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากแรงงานคน เพิ่มความสะดวกในการทำงาน ลดเวลา ประหยัดต้นทุนในการดำเนินงานได้อีกด้วย
เหตุผลที่ระบบ RPA เหมาะสมกับงานด้าน HR
ประโยชน์ ของ RPA มันเข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการทำงานในแผนก HR สามารถประยุกต์ใช้โรบอทมาช่วยในฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้ เช่น การคำนวณเงินเดือน Robot สามารถตั้งสูตร ดึงเอาข้อมูลการทำงานของพนักงาน เวลาเข้า-ออกงานได้อัตโนมัติ ช่วยลดภาระการทำงานของพนักงานฝ่าย HR แต่ทั้งนี้ ต้องมีการตั้งค่าให้ Robot ดึงข้อมูลตามเวลาที่กำหนดไว้ พนักงานสามารถนำข้อมูลมากใส่ Excel ทำกราฟ เพื่อนำเสนอข้อมูลได้ง่ายขึ้น หรือจะนำเสนอข้อมูลเป็นสไลด์ใน PowerPoint
นอกจากนั้น RPA HR ยังสามารถใช้ประโยชน์ในงาน HR ได้อีกหลายด้าน เช่น นำมาใช้เพื่อบันทึกข้อมูลพนักงานใหม่ ตลอดจนพนักงานเก่าที่มีการปรับตำแหน่ง จากเดิม พนักงาน HR ต้องคีย์ข้อมูลเข้าระบบแบบแมนนวล แต่เมื่อระบบ RPA เข้ามา บอทจะดึงข้อมูลและนำเข้าระบบได้เองแบบอัตโนมัติ รวมถึงการใช้เพื่อคัดกรองผู้สมัครงานในเบื้องต้น บอทค้นหาคีย์ที่สำคัญในแต่ละ CR/Resume ตามที่ผู้ใช้งานได้กำหนด มีการสรุปรายงานผลคะแนน สามารถใช้ในการตัดสินใจคัดเลือกพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมได้ แม้แต่การส่งเมลแจ้งเตือนต่างๆ เช่น เมลประเมินผลการทำงานของพนักงาน วันครบรอบการเข้าทำงาน ฯลฯ
ทั้งหมดนี้จะเห็นได้ว่าทำไมต้องนำระบบ RPA เข้ามาใช้ หรือทำไม RPA มีความสำคัญต่อฝ่าย HR ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ พนักงานมีเวลาไปโฟกัสงานอื่นๆ ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการทำงานที่ล้าหลัง ลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน ลดต้นทุนได้เป็นอย่างดี
ประโยชน์ของ RPA ต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resources)
- ช่วยให้การคัดสรรพนักงานใหม่หรือคัดกรองพนักงานใหม่รวดเร็ว มีคุณสมบัติที่ตรงตามความต้องการ
- มีประโยชน์ต่อการจ่ายเงินเดือนสามารถดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ มาทำสูตรคำนวณหรือจัดทำรายงานได้ง่าย
- การบันทึกข้อมูลพนักงานใหม่ หรือพนักงานเดิมที่ปรับเลื่อนตำแหน่ง bot สามารถดึงข้อมูลเข้าระบบได้อัตโนมัติ
- RPA นำมาใช้ส่งเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติ เช่น แจ้งเตือนการประเมินผลงานของพนักงานตามวันครบรอบการเข้าทำงาน บอทช่วยตรวจสอบข้อมูลและส่งเมลไปแจ้งเตือนยังผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น หัวหน้างาน ผู้บริการ
อนาคตของ RPA ในงานทรัพยากรบุคคล
ในอนาคตรูปแบบการทำงานที่เรียกว่า Hybrid Work จะได้รับความนิยมมากยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นรูปแบบการทำงานที่พนักงานเลือกได้เองว่าจะทำงานที่ออฟฟิศ ทำงานที่บ้าน หรือจากที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ ไม่ได้จำกัดการทำงานที่ออฟฟิศเพียงอย่างเดียว ทำให้พนักงานได้รับอิสระ มีทางเลือกในการทำงานมากขึ้น มีความยืดหยุ่นในการทำงาน ซึ่งพบว่าหลายองค์กร ในปัจจุบันได้ใช้รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Work เป็นที่เรียบร้อย สืบเนื่องจากหลังสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 มีการเปลี่ยนแปลงอย่างเห็นได้ชัด และแน่นอนว่าพระเอกที่จะเข้ามาช่วยในการทำงาน Hybrid Work สะดวกรวดเร็วมากขึ้นคือ ระบบ Automation หรือระบบ RPA นั่นเอง หลายองค์กรยอมลงทุนในระบบ RPA เพราะได้เล็งเห็นความสำคัญ เล็งเห็นผลประโยชน์จากการปรับเปลี่ยนการทำงานในรูปแบบอัตโนมัติ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นนั้นส่งผลดีอย่างมหาศาลเลยทีเดียว
สรุป
RPA HR เข้ามามีบทบาทครั้งสำคัญ ปฏิวัติรูปแบบการทำงานแบบเดิมให้เป็นระบบอัตโนมัติ อย่างการนำมาใช้ในแผนก HR สร้างประโยชน์ได้มหาศาล เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มความรวดเร็ว ลดความผิดพลาด ลดต้นทุนในการดำเนินงาน เอาเป็นว่าสนใจ ก็สามารถปรึกษา Greenmoons ได้ ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาระบบ RPA เราคือ RPA Developer ผลิตโปรแกรมใหม่ รวมถึงโปรแกรมสำเร็จรูป โซลูชั่นที่จะเปลี่ยนแปลงการทำงานรูปแบบเดิม ให้ทันสมัยมากขึ้นก้าวทันโลกดิจิทัลอย่างแท้จริง
Related post
ทำไม RPA จึงสำคัญกับธุรกิจทุกขนาดและ ธุรกิจอะไรบ้าง ที่ต้องใช้ระบบ RPA แนวโน้มและการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ๆ
การนำ RPA เข้ามาใช้ในธุรกิจประกันภัยเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และปรับปรุงคุณภาพของบริการให้กับลูกค้าได้อย่างมาก
Read More
การนำระบบ RPA เข้ามาใช้กับธุรกิจประกันภัย มีประโยชน์ไหม ? RPA ช่วยธุรกิจประกันภัยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มกำไรได้อย่างไร
การนำระบบ RPA เข้ามาใช้ในธุรกิจประกันภัย เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้อย่างมาก
Read More