ประโยชน์ของ OCR มีอะไรบ้าง อยากรู้ใช่ไหม เรามีคำตอบ การถ่ายโอนข้อมูลจากเอกสารลงในระบบคอมพิวเตอร์ ทำได้ด้วยการคีย์แบบแมนนวล ฟังดูเป็นขั้นตอนการทำงานที่ไม่ยากเลยและไม่มีอะไรซับซ้อนเลยใช่ไหม แต่ถ้าต้องคีย์เอกสารจำนวนมาก เช่น การจัดการข้อมูลของลูกค้า หรือบันทึกข้อมูลการทำธุรกรรมหลายพันรายการในคราวเดียว ไม่ง่ายอย่างที่คิดเลย ปัจจุบันจึงนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย อย่าง OCR online หรือ Optical Character Recognition นับว่าเป็นทางเลือกที่น่าสนใจไม่น้อย
OCR คืออะไร
Optical Character Recognition หรือ OCR คือ เทคโนโลยีช่วยเปลี่ยนข้อความในไฟล์รูปภาพ ให้อยู่ในรูปแบบข้อความที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อได้ หรือ OCR ภาษาไทย เรียกว่า “โปรแกรมอ่านอักขระด้วยแสง” หรือเปลี่ยนจากภาพที่สแกนเป็นไฟล์ PDF เป็นข้อความที่นำไปจัดเก็บ ค้นหาได้สะดวก แม้กระทั่งการผ่านลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ OCR Online ยังสามารถแปลงให้อยู่ในรูปแบบตัวอักษรหรือข้อความได้อีกด้วย
10 ประโยชน์ของ OCR ที่ช่วยให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้น
1.เพิ่มความรวดเร็วในการแปลงข้อมูล
OCR Online มีความสามารถแปลงข้อความจากเอกสาร ให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลได้รวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ประหยัดเวลาในการคีย์ข้อมูลทั้งหมด อีกทั้ง OCR ยังสามารถประมวลผลเอกสารได้หลายหน้าพร้อมกันด้วย
2.ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
AI OCR ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ของการพิมพ์ด้วยมือ นอกจากนั้นซออฟแวร์ OCR บางตัวยังมาพร้อมฟังก์ชั่นตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาดในระหว่างกระบวนการแปลงข้อมูลทำให้ข้อมูลที่ได้ มีความแม่นยำถูกต้อง รวมถึงความสามารถในการปรับปรุงเอกสารที่มีความชัดต่ำ หรืออยู่ในสภาพไม่สมบูรณ์ จึงลดข้อผิดพลาดจากการสแกนภาพที่ไม่คมชัดได้
3.สะดวกต่อการเข้าถึง การค้นหา
องค์กรของคุณยังคงเก็บข้อมูลในเอกสารที่เป็นกระดาษอยู่ใช่ไหม เวลาจะค้นหาแต่ละทียากมาก ใช้เวลานาน โปรแกรม OCR Online ช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลและการค้นหาทำได้ง่ายขึ้น OCR ถูกใช้ในการจัดทำดัชนีเอกสาร ไม่ว่าจะค้นหาไฟล์ไหน ก็สามารถทำได้รวดเร็ว แค่ค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด ก็เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายไม่กี่วินาที แถมยังสามารถแยกประเภทข้อมูลได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น OCR บัตรประชาชน เหมาะสำหรับธุรกิจการเงิน ธุรกิจประกัน ธุรกิจโรงพยาบาล ใช้ดึงข้อมูลได้ทั้งหน้าบัตร-หลังบัตร จากนั้นจัดประเภทข้อความอัตโนมัติ แยกประเภทข้อความ เช่น ชื่อ-นามสกุล หมายเลขบัตร วันเดือนปีเกิด
4.ลดการใช้ทรัพยากร
เมื่อข้อมูลไม่ได้ถูกจัดเก็บในเอกสาร เพราะมีการนำเทคโนโลยี OCR Online เข้ามาใช้ ข้อดีที่ตามมาคือลดการใช้กระดาษ ประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่สิ้นเปลืองทรัพยากรอีกต่อไป นอกจากนั้นยังช่วยส่งเสริมการจัดการทรัพยากรที่ยั่งยืนอีกด้วย
5.การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพ
เมื่อมีการแปลงเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัล การจัดการเอกสารไม่ยุ่งยากอีกต่อไป ทำให้จัดหมวดหมู่ได้ง่าย สามารถระบุคีย์เวิร์ด คำที่เกี่ยวข้อง หรือสร้างแท็ก ยกตัวอย่างเช่น “การเงิน” “บัญชี” เพื่อดึงข้อมูลจาก Metadata ได้ง่ายขึ้นมีประสิทธิภาพในการจัดการงานด้านเอกสารมากขึ้นนั่นเอง
6.ช่วยจัดเก็บข้อมูลจากเอกสารชุดเก่า
โปรแกรม OCR ดึงข้อมูลจากไฟล์เอกสาร เข้ามาช่วยให้การทำงานรวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการดึงข้อมูลจากเอกสารเก่า เดิมทีอาจเป็นเอกสารที่พิมพ์ลงบนกระดาษหรือเขียนด้วยลายมือ เมื่อเวลาผ่านไป กระดาษเหล่านั้นมีความเสี่ยงเสื่อมสภาพ ภาพไม่ชัด ชำรุดเสียหายได้ แต่การดึงข้อมูลด้วย OCR Online ในเอกสารเก่า จะสามารถรักษาหรือคงคุณค่า ความสมบูรณ์ของเอกสารได้ยาวนานในรูปแบบดิจิทัล หรือถ้าเอกสารเก่า ข้อความเลือนราง ไม่ชัด OCR ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยปรับปรุงคุณภาพของภาพหรือข้อความได้ด้วย
7.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน
เมื่อข้อมูลอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ทำให้สามารถแชร์ข้อมูลกันได้ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน โปรแกรม OCR Online แปลงเอกสารให้เป็นไฟล์ดิจิทัล ทำให้สามารถแชร์ออนไลน์หรือแบ่งปันข้อมูลผ่านระบบคลาวด์ได้ง่าย แถมยังสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้เรียลไทม์ ทุกที่ ทุกเวลา สนับสนุนให้คนในองค์กรทำงานร่วมกันเป็นทีม
8.รองรับการใช้งานหลากหลายภาษา
OCR Online เทคโนโลยีที่พัฒนาไปไกล มีความสามารถในการจดจำข้อความหรือตัวอักษร ตลอดจนสัญลักษณ์ โครงสร้างหลายภาษา เช่น ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ภาษาจีน ภาษาอาหรับ ภาษาญี่ปุ่น ฯลฯ ตัวอักษรที่มีความซับซ้อน ทำให้การแปลงข้อมูลจากเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
9.บุคคลที่มีความต้องการพิเศษเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย
ข้อมูลที่ผ่านการแปลงมาเมื่ออยู่ในรูปแบบดิจิทัลสามารถนำมาใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ ได้ เช่น ใช้ร่วมกับซอฟแวร์การอ่านหน้าจอ (Screen Reader) ตอบโจทย์ผู้พิการทางสายตา หรือผู้สูงอายุ ผู้ที่มีความผิดปกติในการเรียนรู้ รวมถึงการใช้ร่วมกับอุปกรณ์แปลงข้อความเป็นเสียง
10.ช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกง่ายขึ้น
OCR Online ไม่ได้มีดีแค่การแปลงเอกสารเป็นข้อมูลดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลในเชิงลึกง่ายขึ้น เนื่องจากข้อมูลที่ผ่านการแปลงมา จะถูกจัดระเบียบในรูปแบบที่มีโครงสร้างมากขึ้น เช่น ตารางหรือฐานข้อมูล ทำให้ง่ายต่อการนำไปวิเคราะห์ต่อยอดในอนาคต
สรุป
10 ประโยชน์ของ OCR มีอะไรบ้าง ทุกคนคงได้รู้กันไปแล้ว จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยี OCR Online มีประโยชน์หลายอย่าง ครอบคลุมหลายด้าน หากองค์กรของคุณสนใจอยากนำซอฟแวร์เข้ามาใช้ ปรึกษาเราได้เลย Greenmoons ยินดีให้คำแนะนำ พร้อมนำเสนอทางเลือก โซลูชั่นที่ดีที่สุดให้กับธุรกิจของคุณ
Related post
ธุรกิจแบบไหนที่เหมาะกับการนำ RPA OCR ไปใช้งาน กุญแจสำคัญในการพัฒนาธุรกิจของคุณ
RPA OCR คืออะไร เหมาะกับธุรกิจประเภทใด ค้นพบวิธีการทำงานอัจฉริยะด้วย RPA OCR เทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของธุรกิจทุกขนาด เรียนรู้ว่า RPA OCR ช่วยธุรกิจได้อย่างไร
Read More
10 ประโยชน์ของ OCR ที่ช่วยให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา
10 ประโยชน์ของ OCR ที่จะเปลี่ยนงานเอกสารของคุณให้เป็นเรื่องง่าย เรียนรู้วิธีที่ OCR ช่วยประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพ และลดความผิดพลาด
Read More