ข้อดีและข้อเสียของระบบ RPA ที่คนทำธุรกิจทุกคนต้องรู้ อะไรที่ RPA ทำได้ และทำไม่ได้? คำตอบอยู่ในนี้

ระบบ RPA คุณอาจได้ยินคำนี้บ่อย ซอฟแวร์ที่เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการทำธุรกิจในยุคนี้ การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในกระบวนการต่างๆ นอกจากเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ลดเวลา ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานได้แล้วยังช่วยประหยัดต้นทุนได้อีกด้วย ระบบ RPA ถูกพูดถึงในวงกว้าง การทำงานในหนึ่ง 1 วัน ที่มี 8 ชม. พนักงานควรใช้เวลาทั้งหมดไปกับงานที่สำคัญ มากกว่างานที่ไม่จำเป็น หรือกระบวนการทำงานซ้ำๆ ต้องจัดการกับงานที่มีรูปแบบเดิมๆ ซึ่งแน่นอนว่า RPA จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาได้ตรงจุด เรามาทำความรู้จักกับระบบ RPA มาดูกันว่าคืออะไร มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร

RPA คืออะไร?

RPA ย่อมาจาก Robotic Process Automation โดย RPA คือ เทคโนโลยี Software Robot หรือเรียกว่าโปรแกรมหุ่นยนต์อัตโนมัติ มีความสามารถในการเลียนแบบพฤติกรรมของมนุษย์ ทำงานแทนคน สามารถตั้งค่าหรือป้อนข้อมูลการทำงาน (Workflow) กระบวนการในการทำงาน (Process) ได้ ซึ่งงานในลักษณะนี้จะเป็นการทำงานในลักษณะซ้ำๆ หรือรูปแบบเดิมๆ ซอฟแวร์ RPA จะผสมผสานเทคโนโลยี Rule Engine, Machine Learning, Image Recognition และ AI ผสมผสานเข้าด้วยกัน ทำให้โปรแกรมมีความสามารถในการวิเคราะห์ เรียนรู้ทำงานได้อัตโนมัติเหมือนมนุษย์ ทำงานได้ 24 ชม. ต่อเนื่องรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจาก Human Error

ข้อดีและข้อเสียของระบบ RPA

ข้อดี

1.ทำงานอย่างชาญฉลาด

การนำระบบ RPA เข้ามาใช้ในการทำงานเป็นจุดเริ่มต้นของการพัฒนาธุรกิจให้ก้าวไปสู่ความสำเร็จ และอย่างที่ Steve Jobs ได้เคยกล่าวเอาไว้ว่า การมีเพียงเทคโนโลยีเดียวนั้นยังไม่เพียงพอ เทคโนโลยีสิ่งที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของมนุษย์ การนำ RPA เข้ามาใช้ถือเป็นก้าวแรกและก้าวสำคัญ RPA สามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมหรือแอปฯ อื่นๆ ได้มากมาย

2.ลดต้นทุนในระยะยาว

ระบบ RPA ไม่เพียงแต่เพิ่มความสะดวกรวดเร็ว ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ลดเวลาในการทำงานเท่านั้นแต่การนำระบบ RPA เข้ามาใช้ในการดำเนินงานทางธุรกิจยังช่วยลดต้นทุน ถือเป็นการลงทุนในระยะยาว ทั้งประหยัดต้นทุนในการจ้างแรงงาน ประหยัดการใช้ทรัพยากร ลดการใช้กระดาษ การตรวจสอบข้อมูลของพนักงานสามารถทำได้ในรูปแบบ Paperless

3.ประหยัดเวลาในการทำงาน

RPA คืออะไร ระบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน เพิ่มความรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้น โดยเฉพาะแผนกที่มีกระบวนการทำงานรูปแบบซ้ำๆ เช่น ฝ่ายบัญชีหรือการเงิน โปรแกรม RPA ทำงานแทนคนได้รวดเร็วจากเดิมที่ต้องเสียเวลาไปกับกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อน RPA ร่นระยะเวลาการทำงานจาก 15 ชั่วโมงเหลือเพียง 20 นาที แถมยังสามารถทำงานได้ต่อเนื่องตลอด 24 ชั่วโมง

4.เพิ่มความแม่นยำลดข้อผิดพลาด

RPA เข้ามาเพิ่มความแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดในการทำงานจาก Human Error การให้พนักงานทำงานในรูปแบบซ้ำๆ หรืองานในลักษณะเดิมๆ ทุกวัน เสี่ยงเกิดข้อผิดพลาดได้สูง อีกทั้งยังเสียเวลาไปกับการทำงานที่ซ้ำซ้อน แทนที่จะได้ใช้เวลาไปกับงานที่สำคัญมากกว่า การนำระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยในการทำงาน ป้องกันงานไม่ให้ตกหล่นและเพิ่มความถูกต้องมากขึ้น 100%

5.ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย

RPA ทำให้ได้งานที่มีคุณภาพ ไร้ข้อผิดพลาดในระยะเวลาอันสั้น ข้อมูลจาก RPA ถูกจัดเก็บไว้อย่างดีในฐานข้อมูล Database ดังนั้น ทำให้การตรวจสอบข้อมูล รวมถึงการวัดผลสามารถทำได้ง่าย มีประโยชน์ต่อการบริหารจัดการองค์กรและการตัดสินใจทางธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ เพิ่มความรวดเร็ว มอบประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าปลายทางตามไปด้วย

ข้อเสีย

ถึงแม้ว่าระบบ RPA จะมีข้อดีหลายประการแต่ ใช่ว่าจะไม่มีข้อเสียเลย RPA มีข้อจำกัดหลายอย่างและยังมีความซับซ้อนในการติดตั้ง การปรับแต่ง สรุปข้อเสียของระบบ RPA มีดังต่อไปนี้

• ระบบ RPA มีความซับซ้อนในขั้นตอนการติดตั้ง รวมถึงการปรับแต่งระบบ อาจตั้งใช้ทั้งเวลา รวมถึงทรัพยากรในการตั้งค่า การปรับปรุงการทำงานของ โรบอท เพื่อให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของแต่ละองค์กร ที่มีรูปแบบแตกต่างกันออกไป
• ระบบ RPA มีข้อจำกัดในด้านการจัดเก็บข้อมูล แม้ว่า RPA จะมีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลที่เป็นโครงสร้าง แต่เมื่อไหร่ก็ตาม ที่เกิดการจัดการข้อมูลไม่เป็นโครงสร้าง หรือมีความซับซ้อน เช่น เอกสารที่มีรูปแบบหลากหลาย ก็อาจเกิดข้อผิดพลาดหรือเกิดความล่าช้าในการประมวลผลได้
• RPA มีข้อจำกัดในการเรียนรู้และปรับปรุง การทำงานของระบบ RPA มักทำงานได้เฉพาะกระบวนการที่แน่นอน ยากต่อการปรับปรุงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง อีกทั้งการเรียนรู้ระบบใหม่ต้องได้รับการเทรนและมีการอัปเดตข้อมูลที่ถูกต้องอยู่เสมอ เพื่อให้ระบบ RPA ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ระบบ RPA มีค่าใช้จ่าย มีค่าลิขสิทธิ์โปรแกรมที่ค่อนข้างแพง อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันบางโปรงแกรมใช้งานฟรี แต่มีขอจำกัดหลายอย่าง

แนวทางในการนำระบบ RPA มาใช้ในธุรกิจ

การนำระบบ RPA มาใช้ในการทำธุรกิจ RPA สามารถเข้ามามีส่วนร่วมในการบริการลูกค้า การแชทบอท เพื่อช่วยเหลือลูกค้าโต้ตอบได้ทันท่วงที ช่วยเตรียมความพร้อมของ supplier ช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงาน เช่น การส่งมอบ การบริการการสนับสนุน การบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ การจัดการคำสั่งซื้อ ติดตามความคืบหน้าและยังวิเคราะห์ข้อมูลได้ นอกจากนั้นยังสามารถนำไปช่วยเหลืองานด้านทรัพยากรบุคคลช่วยรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องและแม่นยำ HR ทำงานได้รวดเร็วเมื่อมีระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยระบบ RPA สามารถรวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายให้เป็นระเบียบหรือจัดหาผู้สมัครคัดกรอง CV คัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสามารถนำ OCR เข้ามาช่วยอ่านประวัติเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของ pdf หรือ image ได้

การนำ RPA มาใช้งานจะส่งผลกระทบต่อการจ้างงานในภาคอุตสาหกรรมต่างๆ หรือไม่

การนำเอาระบบ RPA เข้ามาใช้งาน หลายคนมีข้อกังวลเกี่ยวกับผลกระทบต่อการจ้างงาน กลัวว่าจะถูกแย่งงาน แม้ว่าระบบ RPA หุ่นยนต์อัตโนมัติจะสามารถเข้ามาทำงานแทนคนได้ในหลายๆ ส่วนแต่การทำงานจริงยังต้องพึ่งพาแรงงานคนอยู่เหมือนเดิม โรบอทไม่สามารถทำงานแทนมนุษย์ได้สมบูรณ์แบบ 100% RPA ยังคงถูกป้อนงานโดยคน ออกแบบ Workflow เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงาน อีกทั้งงานบริการลูกค้าที่มีความละเอียดอ่อน งานให้คำปรึกษามีความซับซ้อน มีเรื่องของอารมณ์และความอ่อนไหวเข้ามาเกี่ยวข้อง ดังนั้น ส่วนนี้ยังคงเป็นหน้าที่ของคนเช่นเคย

สรุป

Robotic Process Automation คือ โปรแกรมโรบอททำงานอัตโนมัติ การนำระบบ RPA เข้ามาใช้งานจะเห็นได้ว่ามีข้อดีมากมาย เพิ่มความรวดเร็ว ความถูกต้องแม่นยำ ลดต้นทุนการทำงาน ในขณะเดียวกันก็มีข้อเสียหรือข้อจำกัด ที่เห็นได้ชัดเลยคือเรื่องของ ค่าลิขสิทธิ์ของโปรแกรม แต่ถือว่าเป็นการลงทุนที่ให้ผลตอบแทนในระยะยาว ธุรกิจที่เล็งเห็นความสำคัญของการนำระบบ RPA มาใช้ปรึกษาเราได้ Greenmoons ยินดีให้คำปรึกษา พร้อมนำพาการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่มาสู่ธุรกิจของคุณ

Related post

ทำไม RPA จึงสำคัญกับธุรกิจทุกขนาดและ ธุรกิจอะไรบ้าง ที่ต้องใช้ระบบ RPA แนวโน้มและการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ๆ

การนำ RPA เข้ามาใช้ในธุรกิจประกันภัยเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และปรับปรุงคุณภาพของบริการให้กับลูกค้าได้อย่างมาก

Read More

การนำระบบ RPA เข้ามาใช้กับธุรกิจประกันภัย มีประโยชน์ไหม ? RPA ช่วยธุรกิจประกันภัยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มกำไรได้อย่างไร

การนำระบบ RPA เข้ามาใช้ในธุรกิจประกันภัย เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้อย่างมาก

Read More