งานบัญชี แผนกที่ต้องจัดการกับตัวเลขจำนวนมากต้องจัดการกับเอกสารกองโต มีการทำงานกับข้อมูลตัวเลขซ้ำๆ เป็นประจำทุกวัน จึงมีความเสี่ยงที่เกิดจาก Human Error ได้ในปัจจุบันมีการนำเอา RPA เข้ามาช่วย ลดเวลาในการทำงาน ประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้นเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากกว่าที่คิด ซึ่งเรามาดูกันว่า RPA ที่ว่านี้คืออะไร RPA กับ บัญชี มีประโยชน์หรือมีความสำคัญอย่างไร
RPA คืออะไร?
RPA ย่อมาจาก Robotic Process Automation โดย RPA คือ ซอฟแวร์อัตโนมัติหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ใช้เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานในธุรกิจ เหมาะกับงานที่มีรูปแบบซ้ำๆ มีกฎเกณฑ์ชัดเจนหรืองานที่มีปริมาณมาก เช่น งานบัญชี การเงิน การจัดการทรัพยากรบุคคล เป็นต้น RPA ทำหน้าที่คล้ายหุ่นยนต์สามารถใช้ทำงานแทนมนุษย์ได้ โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร ข้อมูลปริมาณมาก ถ่ายโอนข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล งานที่มีระยะเวลาจำกัด ต้องการความตรงต่อเวลาและความแม่นยำสูง
RPA ช่วยยกระดับงานบัญชีและการเงินอย่างไรบ้าง?
ซอฟแวร์ RPA สามารถใช้จัดการงานบัญชีและการเงินได้ ไม่ว่าจะเป็นการทำใบแจ้งหนี้ การลงบัญชี การดึงข้อมูลรายการเดินบัญชี การตรวจสอบรายการเดินบัญชี ไปจนถึงการสรุปผลกำไร ซอฟแวร์ที่ทำงานแทนมนุษย์ด้วยระบบอัตโนมัติ เสมือนหุ่นยนต์ที่เข้ามาช่วยลดปัญหา Human Error ช่วยลดเวลาในการทำงาน ประหยัดต้นทุนสามารถทำงานได้ต่อเนื่อง 24 ชั่วโมง สรุป RPA มีประโยชน์ต่องานบัญชี ดังต่อไปนี้
- ซอฟแวร์ RPA ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมีความแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน โปรแกรมถูกกำหนดให้ทำงานตามคำสั่ง ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานซ้ำซ้อนและการจัดการข้อมูลที่มีจำนวนมาก
- RPA ลดเวลาในการประมวลผลข้อมูลและการจัดการงานด้านเอกสารที่ใช้เวลานาน เช่น ร้านค้าออนไลน์ที่มีการเปิดเอกสารใบแจ้งหนี้ จำนวนมาก หรือนำข้อมูลการสั่งซื้อ การวางบิลเข้าระบบ ERP หรือระบบบัญชี โดยไม่ต้องให้นักบัญชีเสียเวลานั่งคีย์ข้อมูล ลดข้อความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานซ้ำซ้อนสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจ
- RPA ช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น ช่วยรวบรวมข้อมูลการเดินบัญชีจากหลายธนาคาร ปรับรูปแบบธนาคารที่แตกต่างกันให้กลายเป็นรูปแบบเดียวกัน จำแนกข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบบัญชี
RPA ช่วยให้งานบัญชีมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร
Robotic Process Automation คือ เทคโนโลยีที่ช่วยยกระดับงานบัญชีและการเงินให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น เปลี่ยนจากการจัดการในรูปแบบเดิมๆ ให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ พนักงานบัญชีหรือฝ่ายการเงินได้มีเวลาไปทำงานที่สำคัญกว่า ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการจัดการงานที่มีรูปแบบซ้ำซ้อน แถมยังลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้อีกด้วย ซอฟแวร์ RPA จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมากในงานบัญชี ประหยัดต้นทุนในหน่วยงานหรือองค์กร ยิ่งในยุคปัจจุบัน จากผลการวิจัยของ McKinsey ได้ระบุว่า กระบวนการด้านบัญชีและการเงิน ค่าเฉลี่ยอัตโนมัติในทุกฟังก์ชัน มีมากถึง 42% ของการดำเนินงาน ซึ่งกระบวนการทำงานในทางบัญชีและการเงินเปลี่ยนไปเป็นรูปแบบอัตโนมัติเกือบทั้งหมด
ยกตัวอย่างกระบวนการทำงานด้านบัญชีด้วยซอฟแวร์ RPA
- Regulatory & Management Reporting การนำมาใช้จัดทำรายงานด้านบัญชีและการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน รวมถึงการวิเคราะห์ความแปรปรวน การคาดการณ์ทางการเงิน เป็นต้น
- Accounts Payable ช่วยเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในกระบวนการ Invoice ระบบอัตโนมัติปรับปรุงกระบวนการ End-To-End ได้โดยง่าย Robot ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังสมาชิก ที่รับผิดชอบเพื่ออนุมัติและแจ้งเตือน จับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้ เปรียบเทียบตั้งสถานะที่ไม่ตรงกันเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูล
- Account Receivable Processing การนำซอฟแวร์ RPA เข้ามาช่วยเปรียบเสมือนพนักงานดิจิทัล ระบบทำการออกและส่งใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติทางอีเมล ช่วยเพิ่มกระแสเงินสดอย่างสม่ำเสมอ โดยไร้ข้อบกพร่อง ช่วยป้อนข้อมูลบัญชีและการเงิน ไม่ต้องพึ่งระบบสารสนเทศหลายระบบ ตัวอย่างการนำ โรอบท RPA มาใช้ เช่น ตั้งค่าจัดการข้อมูลลูกค้า ใบเสนอราคาขายและสร้างรายการ การกระจายใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบเครดิตลูกค้า ติดตาม แจ้งเตือน ติดตามหนี้ บริหารความเสี่ยงในด้านเครดิต การเรียกเก็บเงิน เป็นต้น
- Operational Finance and Accounting การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในการดำเนินงานด้านบัญชี และการเงิน สามารถตรวจสอบราคาอัตโนมัติตามสัญญา และรายการราคาที่มีการระบุไว้ล่วงหน้า เช่น คำนวณและประมวลผลเงินคืน โหลดข้อมูลการขายรายเดือนอย่างละเอียด คำนวณค่าคอมฯ สร้างไฟล์ และอีเมลเพื่อขออนุมัติ โพสต์ไปยังระบบย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไป เป็นต้น
ธุรกิจประเภทใดที่ควรนำระบบ RPA มาใช้ในงานบัญชี
ธุรกิจรูปแบบไหนที่เหมาะกับการใช้งานซอฟแวร์ RPA อย่างที่บอกว่า RPA ช่วยจัดงานความยุ่งยากและการทำงานที่ซ้ำซ้อนด้วยระบบอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดในการทำงานเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ลดต้นทุนการดำเนินงาน ดังนั้น ซอฟแวร์ RPA จึงเหมาะกับธุรกิจที่ต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมาก ข้อมูลหรือตัวเลขจำนวนมาก โดยเฉพาะการนำ RPA มาใช้ในงานด้านบัญชีและการเงิน เช่น ธุรกิจในอุตสาหกรรมการเงิน การธนาคาร บริษัทหลักทรัพย์ บริษัทประกันภัย เป็นต้น อย่างเช่น บริษัท PWC Deloitte ที่นำซอฟแวร์ RPA มาเสริมประสิทธิภาพในการทำงานของฝ่ายบัญชี เช่น ตรวจสอบข้อมูลทางบัญชี สรุปผลทางการเงิน ป้องกันการทุจริต หรือจะเป็นบริษัทประกันภัย อย่าง Allianz ก็มีการใช้งาน RPA ตรวจสอบข้อมูลการชำระเบี้ยประกัน ประมวลผลความเคลื่อนไหวทางการเงิน ตรวจสอบเอกสารความถูกต้อง เป็นต้น
สรุป
RPA คืออะไร ซอฟแวร์ที่เข้ามาปฏิวัติอุตสาหกรรมบัญชี เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับธุรกิจ ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจาก Human Error ประหยัดทั้งเวลาและประหยัดต้นทุนในการดำเนินงาน เหมาะกับธุรกิจที่มีความซ้ำซ้อนต้องการจัดเอกสารจำนวนมาก ข้อมูลจำนวนมาก RPA โปรแกรมที่เข้ามาเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติ โรบอทที่ช่วยทุ่นแรงคน หากท่านใดสนใจนำระบบ RPA เข้ามาช่วยจัดการงานในองค์กร หรือนำซอฟแวร์ RPA เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแผนกบัญชี ปรึกษาเราได้ Greenmoons เรายินดีให้บริการ พร้อมให้คำปรึกษาฟรี สร้างเทคโนโลยีทันสมัยตอบโจทย์ทุกๆ ธุรกิจให้ก้าวทันการเปลี่ยนแปลงในโลกยุคดิจิทัล
Related post
10 ประโยชน์ของ OCR ที่ช่วยให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา
10 ประโยชน์ของ OCR ที่จะเปลี่ยนงานเอกสารของคุณให้เป็นเรื่องง่าย เรียนรู้วิธีที่ OCR ช่วยประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพ และลดความผิดพลาด
Read More
ตัวอย่างการนำเทคโนโลยี Intelligent Automation มาใช้ในธุรกิจ ทำไมธุรกิจจึงต้องให้ความสำคัญ
เรียนรู้วิธีนำเทคโนโลยี Intelligent Automation มาใช้ในธุรกิจของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
Read More