RPA ระบบที่มีความสำคัญอย่างมากต่อองค์กร โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องการทำ Digital Transformation หรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน การจัดการต่างๆ ภายในองค์กรด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาแทนที่การทำงานของมนุษย์ ในรูปแบบการทำงานซ้ำๆ การทำ Automation ประโยชน์ ของ RPA ไม่เพียงแต่เพิ่มความรวดเร็วในการทำงานแต่ยังลดข้อผิดพลาดในการทำงานของคนได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม Automation ก็อาจกลายเป็นดาบสองคม สำหรับองค์กรที่ไม่มีการวางแผน ปรับตัวพร้อมรับสิ่งใหม่ๆ เข้ามาแทนที่
RPA คืออะไร
RPA ย่อมาจาก Robotic Process Automation โดย RPA คือ ซอฟแวร์อัตโนมัติ เสมือนแรงงานคน จากเดิมกระบวนการทำงานซ้ำๆ เช่น การกรอกข้อมูล คีย์ข้อมูล ส่งข้อมูลทางอีเมล สร้างแบบฟอร์มดาวน์โหลดข้อมูล ฯลฯ ต้องใช้แรงงานคน เปลี่ยนมาเป็น Robot แทน ระบบนี้มีบทบาทสำคัญอย่างมากต่อองค์กร หรือการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน
การทำ Automation ประโยชน์ ของ RPA อย่างที่บอกว่าไม่เพียงแต่เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงานแต่ยังช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจาก Human Error ลดต้นในการดำเนินงานได้อีกด้วย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน สร้างความได้เปรียบในด้านการแข่งขัน แต่บางครั้งการใช้เครื่องมือนี้ ก็อาจกลายเป็นอุปสรรค อย่างที่บอกองค์กรอาจไม่ได้วางแผนรับมือเตรียมตัวรับกับความเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะต้องเจอกับสิ่งที่เรียกว่า Silo ทุกระบบ ทุกส่วนงานต้องทำงานแยกกัน แทนที่ระบบ RPA จะเข้ามาช่วยกลับเพิ่มภาระ ต้องเหนื่อยมากขึ้น ถ้าหากองค์กรของคุณไม่อยากติดกับดักในการทำ Automation เรามีแนวทางดีๆ มาฝาก
5 ข้อที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกใช้ RPA
1.กลยุทธ์ต้องครอบคลุม
Automation จะเข้ามาทำให้การดำเนินงานขององค์กรประสบความสำเร็จ เพิ่มประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า สร้างรากฐานที่มั่นคง สามารถปรับตัวมีความยืดหยุ่นพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง ทั้งนี้ องค์กรเองจะต้องมีการวางกลยุทธ์ที่ครอบคลุม วางแผนให้ดี มีเป้าหมายที่ชัดเจน กลยุทธ์ที่ใช้ได้จริง ปฏิบัติตามแผนงานที่วางไว้อย่างเข้มงวด
2.วัดผลระยะยาวแบบยาวยืน
แม้ว่าโปรแกรม Automation หรือระบบ Robotic Process Automation มักถูกนำไปวัดผลด้วยตัวเลข เช่น จำนวนระบบที่เปลี่ยนให้เป็นอัตโนมัติ หรือจำนวนต้นทุนที่สามารถประหยัดได้ อย่างไรก็ตาม การวัดผลต้องมองกันที่ผลลัพธ์ในระยะยาว เพื่อความยั่งยืน จะต้องมองภาพกว้างของกระบวนการทำงานในระยะยาว ไม่ว่าจะเป็นส่วนของกระบวนการต่างๆ Workflow หน้าบ้าน หลังบ้าน หรือส่วนกลาง
3.ผู้นำทีมสำคัญอย่างมาก
การมีผู้นำทีมที่ดี มีชัยไปกว่าครึ่ง โดยปกติแล้วผู้นำทีมจะได้รับคำสั่งในการปรับเปลี่ยน Automation มาก่อนเป็นการบริหารทีมแบบ Top-Down แต่ถ้าหากผู้นำทีม มีวิสัยทัศน์แคบ หรือแม้แต่การตั้ง Value Proposition ภายในองค์กรหรือนอกองค์กร ที่ไม่ได้รับการสื่อสารที่ดีพอ ก็อาจทำให้มีปัญหาตามมาได้ การทำ Automation จะต้องมีผู้นำที่เข้าใจอย่างถ่องแท้ มองเห็นความสำคัญในการเปลี่ยนแปลง มองอนาคตในทิศทางที่นำพาทุกคน นำมาองค์กรมุ่งไปสู่ความสำเร็จ ที่ขับเคลื่อนด้วยระบบ RPA หรือ Automation
4.ปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงาน
การทำ Automation ให้ประสบความสำเร็จในองค์กรนั้น องค์กรต้องปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงาน เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานรูปแบบใหม่ พนักงานจะต้องเข้าใจ ในสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เข้าใจว่าประโยชน์ ของ RPA คืออะไร อาจสร้างวัฒนธรรมแบบใหม่ด้วยการลงทุน Re-Skill เพื่อให้พนักงานได้ตระหนักรู้ พร้อมทั้งเล็งเห็นถึงความสำคัญของการนำระบบ RPA เข้ามาใช้ในกระบวนการทำงาน
5. Automation มีประโยชน์มากกว่าประหยัดต้นทุน
แม้ประโยชน์หลักของการทำ Automation เข้ามาใช้งานในองค์กรคือช่วยประหยัดต้นทุนการดำเนินงานแต่ก็ไม่ใช่แค่ประหยัดต้นทุนเพียงอย่างเดียว ประโยชน์ ของ RPA หรือระบบอัตโนมัติ มีความยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ารับรูปแบบการทำงานในแต่ละองค์กรได้ มันช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานของคน เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน มอบประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า การทำ Automation เพื่อการ Transform องค์กรทำให้ผู้บริหารเห็นถึงปัญหาต่างๆ ในภาพกว้าง มองภาพรวมของรายได้ ศักยภาพในการแข่งขัน ความรวดเร็วในกระบวนการต่างๆ ฯลฯ
สรุป
การทำ Automation หรือการทำเอาเครื่องมือ RPA เข้ามาใช้ในกระบวนการทำงาน แทรกแซงกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อนนั้นสร้างผลลัพธ์ที่ดีอย่างมหาศาล ประโยชน์ ของ RPA มีมากกว่าที่คิด ทั้งนี้ องค์กรต้องมีการเตรียมความพร้อมเพื่อรับมือการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้น เพื่อรับมือ สร้างความยืดหยุ่นในการทำงาน ทำให้การเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ เป็นการเปลี่ยนแปลงที่เห็นผลลัพธ์ที่ดีเกินคาด หากองค์กรสนใจต้องการนำ Automation มาใช้ ปรึกษา Greenmoons ได้เลยตอนนี้ เราพร้อมให้บริการ บริษัทสาร์ทอัพด้านเทคโนโลยี RPA Developer ผู้ผลิตและพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปพร้อมใช้งาน เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้องค์กรของคุณขับเคลื่อนไปข้างหน้าอย่างยั่งยืน
Related post
ทำไม RPA จึงสำคัญกับธุรกิจทุกขนาดและ ธุรกิจอะไรบ้าง ที่ต้องใช้ระบบ RPA แนวโน้มและการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ๆ
การนำ RPA เข้ามาใช้ในธุรกิจประกันภัยเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และปรับปรุงคุณภาพของบริการให้กับลูกค้าได้อย่างมาก
Read More
การนำระบบ RPA เข้ามาใช้กับธุรกิจประกันภัย มีประโยชน์ไหม ? RPA ช่วยธุรกิจประกันภัยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มกำไรได้อย่างไร
การนำระบบ RPA เข้ามาใช้ในธุรกิจประกันภัย เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้อย่างมาก
Read More