10 ประโยชน์ของ OCR ที่ช่วยให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้น

ประโยชน์ของ OCR มีอะไรบ้าง อยากรู้ใช่ไหม เรามีคำตอบ การถ่ายโอนข้อมูลจากเอกสารลงในระบบคอมพิวเตอร์ ทำได้ด้วยการคีย์แบบแมนนวล ฟังดูเป็นขั้นตอนการทำงานที่ไม่ยากเลยและไม่มีอะไรซับซ้อนเลยใช่ไหม แต่ถ้าต้องคีย์เอกสารจำนวนมาก เช่น การจัดการข้อมูลของลูกค้า หรือบันทึกข้อมูลการทำธุรกรรมหลายพันรายการในคราวเดียว ไม่ง่ายอย่างที่คิดเลย ปัจจุบันจึงนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย อย่าง OCR online หรือ Optical Character Recognition นับว่าเป็นทางเลือกที่น่าสนใจไม่น้อย

OCR คืออะไร

Optical Character Recognition หรือ OCR คือ เทคโนโลยีช่วยเปลี่ยนข้อความในไฟล์รูปภาพ ให้อยู่ในรูปแบบข้อความที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อได้ หรือ OCR ภาษาไทย เรียกว่า “โปรแกรมอ่านอักขระด้วยแสง” หรือเปลี่ยนจากภาพที่สแกนเป็นไฟล์ PDF เป็นข้อความที่นำไปจัดเก็บ ค้นหาได้สะดวก แม้กระทั่งการผ่านลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ OCR Online ยังสามารถแปลงให้อยู่ในรูปแบบตัวอักษรหรือข้อความได้อีกด้วย

10 ประโยชน์ของ OCR ที่ช่วยให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้น

1.เพิ่มความรวดเร็วในการแปลงข้อมูล

OCR Online มีความสามารถแปลงข้อความจากเอกสาร ให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลได้รวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ประหยัดเวลาในการคีย์ข้อมูลทั้งหมด อีกทั้ง OCR ยังสามารถประมวลผลเอกสารได้หลายหน้าพร้อมกันด้วย

2.ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

AI OCR ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ของการพิมพ์ด้วยมือ นอกจากนั้นซออฟแวร์ OCR บางตัวยังมาพร้อมฟังก์ชั่นตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาดในระหว่างกระบวนการแปลงข้อมูลทำให้ข้อมูลที่ได้ มีความแม่นยำถูกต้อง รวมถึงความสามารถในการปรับปรุงเอกสารที่มีความชัดต่ำ หรืออยู่ในสภาพไม่สมบูรณ์ จึงลดข้อผิดพลาดจากการสแกนภาพที่ไม่คมชัดได้

3.สะดวกต่อการเข้าถึง การค้นหา

องค์กรของคุณยังคงเก็บข้อมูลในเอกสารที่เป็นกระดาษอยู่ใช่ไหม เวลาจะค้นหาแต่ละทียากมาก ใช้เวลานาน โปรแกรม OCR Online ช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลและการค้นหาทำได้ง่ายขึ้น OCR ถูกใช้ในการจัดทำดัชนีเอกสาร ไม่ว่าจะค้นหาไฟล์ไหน ก็สามารถทำได้รวดเร็ว แค่ค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด ก็เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายไม่กี่วินาที แถมยังสามารถแยกประเภทข้อมูลได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น OCR บัตรประชาชน เหมาะสำหรับธุรกิจการเงิน ธุรกิจประกัน ธุรกิจโรงพยาบาล ใช้ดึงข้อมูลได้ทั้งหน้าบัตร-หลังบัตร จากนั้นจัดประเภทข้อความอัตโนมัติ แยกประเภทข้อความ เช่น ชื่อ-นามสกุล หมายเลขบัตร วันเดือนปีเกิด

4.ลดการใช้ทรัพยากร

เมื่อข้อมูลไม่ได้ถูกจัดเก็บในเอกสาร เพราะมีการนำเทคโนโลยี OCR Online เข้ามาใช้ ข้อดีที่ตามมาคือลดการใช้กระดาษ ประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่สิ้นเปลืองทรัพยากรอีกต่อไป นอกจากนั้นยังช่วยส่งเสริมการจัดการทรัพยากรที่ยั่งยืนอีกด้วย

5.การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพ

เมื่อมีการแปลงเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัล การจัดการเอกสารไม่ยุ่งยากอีกต่อไป ทำให้จัดหมวดหมู่ได้ง่าย สามารถระบุคีย์เวิร์ด คำที่เกี่ยวข้อง หรือสร้างแท็ก ยกตัวอย่างเช่น “การเงิน” “บัญชี” เพื่อดึงข้อมูลจาก Metadata ได้ง่ายขึ้นมีประสิทธิภาพในการจัดการงานด้านเอกสารมากขึ้นนั่นเอง

6.ช่วยจัดเก็บข้อมูลจากเอกสารชุดเก่า

โปรแกรม OCR ดึงข้อมูลจากไฟล์เอกสาร เข้ามาช่วยให้การทำงานรวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการดึงข้อมูลจากเอกสารเก่า เดิมทีอาจเป็นเอกสารที่พิมพ์ลงบนกระดาษหรือเขียนด้วยลายมือ เมื่อเวลาผ่านไป กระดาษเหล่านั้นมีความเสี่ยงเสื่อมสภาพ ภาพไม่ชัด ชำรุดเสียหายได้ แต่การดึงข้อมูลด้วย OCR Online ในเอกสารเก่า จะสามารถรักษาหรือคงคุณค่า ความสมบูรณ์ของเอกสารได้ยาวนานในรูปแบบดิจิทัล หรือถ้าเอกสารเก่า ข้อความเลือนราง ไม่ชัด OCR ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยปรับปรุงคุณภาพของภาพหรือข้อความได้ด้วย

7.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน

เมื่อข้อมูลอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ทำให้สามารถแชร์ข้อมูลกันได้ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน โปรแกรม OCR Online แปลงเอกสารให้เป็นไฟล์ดิจิทัล ทำให้สามารถแชร์ออนไลน์หรือแบ่งปันข้อมูลผ่านระบบคลาวด์ได้ง่าย แถมยังสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้เรียลไทม์ ทุกที่ ทุกเวลา สนับสนุนให้คนในองค์กรทำงานร่วมกันเป็นทีม

8.รองรับการใช้งานหลากหลายภาษา

OCR Online เทคโนโลยีที่พัฒนาไปไกล มีความสามารถในการจดจำข้อความหรือตัวอักษร ตลอดจนสัญลักษณ์ โครงสร้างหลายภาษา เช่น ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ภาษาจีน ภาษาอาหรับ ภาษาญี่ปุ่น ฯลฯ ตัวอักษรที่มีความซับซ้อน ทำให้การแปลงข้อมูลจากเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

9.บุคคลที่มีความต้องการพิเศษเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย

ข้อมูลที่ผ่านการแปลงมาเมื่ออยู่ในรูปแบบดิจิทัลสามารถนำมาใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ ได้ เช่น ใช้ร่วมกับซอฟแวร์การอ่านหน้าจอ (Screen Reader) ตอบโจทย์ผู้พิการทางสายตา หรือผู้สูงอายุ ผู้ที่มีความผิดปกติในการเรียนรู้ รวมถึงการใช้ร่วมกับอุปกรณ์แปลงข้อความเป็นเสียง

10.ช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกง่ายขึ้น

OCR Online ไม่ได้มีดีแค่การแปลงเอกสารเป็นข้อมูลดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลในเชิงลึกง่ายขึ้น เนื่องจากข้อมูลที่ผ่านการแปลงมา จะถูกจัดระเบียบในรูปแบบที่มีโครงสร้างมากขึ้น เช่น ตารางหรือฐานข้อมูล ทำให้ง่ายต่อการนำไปวิเคราะห์ต่อยอดในอนาคต

สรุป

10 ประโยชน์ของ OCR มีอะไรบ้าง ทุกคนคงได้รู้กันไปแล้ว จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยี OCR Online มีประโยชน์หลายอย่าง ครอบคลุมหลายด้าน หากองค์กรของคุณสนใจอยากนำซอฟแวร์เข้ามาใช้ ปรึกษาเราได้เลย Greenmoons ยินดีให้คำแนะนำ พร้อมนำเสนอทางเลือก โซลูชั่นที่ดีที่สุดให้กับธุรกิจของคุณ